Hay conceptos y hábitos muy arraigados cuando usamos la tecnología. La mayoría se basan en habladurías, conformismo o no querer buscar una mejor opción. Así cuando preguntamos a los clientes las respuestas suelen ser parecidas a estas: “todo el mundo lo hace”, “no pasa nada”, “mis compañeros lo hacen igual” o “¿si no, cómo lo hago?”. Y así se cumple una de nuestras premisas: los primeros que facilitan el trabajo a los ciberdelincuentes son los propios usuarios.

En seguridad de la información, estas premisas no valen, y debemos buscar siempre las mejores opciones, aunque a veces sea sacrificando un porcentaje de productividad diaria, que es mínimo por mucho que la gente se empeñe en decir lo contrario. Temas como guardar las contraseñas en el navegador, no cambiar las de entrada al ordenador cada cierto tiempo, revisar el remitente de cada correo, pensar tres segundos antes de clicar un enlace, etc.

Seguridad y LOPD

La seguridad debería ser una de las prioridades de cualquier empresa y por supuesto, cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).  Uno de los temas más importantes y que peor se trata, en general, es el envío de facturas y otra documentación sensible por correo electrónico. Enviar con un simple correo electrónico contratos, nóminas, recibos bancarios o incluso Zips con todo lo anterior, es una práctica relativamente habitual. ¿Alguno de vosotros ha enviado un paquete similar a vuestro gestor durante la campaña de la Renta?
Ya sabemos que hay que diferenciar lo importante de lo urgente, pero eso no debería ser excusa para enviar archivos de esta forma, escudándose en que “es necesario para una gestión”.

Recientemente y nada menos que para la inscripción en un curso de protección de datos, nos obligaban a enviar todos estos documentos y alguno más, a través de un simple correo electrónico, sin ofrecernos una alternativa segura. Y en caso de no hacerlo, nos anunciaron que no podríamos matricularnos en el curso.

Pero… ¿es seguro el correo electrónico?

Pues depende de muchas cosas, pero mayormente y debido al mal uso, la respuesta debe ser que no es seguro; y vamos a razonarlo.
En primer lugar, puede depender de si estamos incluidos en listas de distribución de spam, con lo que nos llegaran más correos de este tipo, y seguramente también correos de phishing u otros potencialmente peligrosos.

También puede depender de si hemos usado con anterioridad algún servicio y claro, si lo hemos hecho estaremos registrados con ese correo electrónico. En principio no debe pasar nada, pero si la empresa que ofrece el servicio demandado ha tenido una fuga de información (cosa muy, muy habitual), nuestras credenciales han sido comprometidas, tanto el usuario (e-mail) como la contraseña usada.

Llegados a este punto, cualquiera que vea una de estas listas podrá acceder a nuestro correo, ya que casi todas tienen activada la opción cliente web.
Esta opción permite interactuar con nuestra cuenta a través de un navegador web, o la opción de autoconfigurar para clientes tipo IMAP (del inglés Internet Message Access Protocol, o sea Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet) o POP3, (Post Office Protocol = Protocolo de Oficina de Correo), lo que a efectos prácticos significa la totalidad de clientes de correo de ordenador o de smartphone.

Una vez accedido a nuestro correo, el modus operandi es esperar a que haya algún tema jugoso que pueda reportar mucho dinero al ciberdelincuente, en lugar de cambiar la contraseña, coger esta factura, editarla, cambiar la cuenta bancaria de destino, y esperar que pique.

Muchas empresas miran solo la última factura, no comparan los datos de su sistema de gestión con dicha factura, o no llaman al proveedor si hay un cambio que no concuerda con los datos que tenía.
Tampoco tienen un protocolo para grandes facturas, y cambio en la operativa normal, de ahí que los casos que atendemos de facturas interceptadas, cuenta cambiada, y transferencia hecha, sean frecuentes. Y lo que nos pide el cliente suele ser inviable: que le demos la razón a él, en una petición de análisis forense, cuando suele ser lo contrario.

No os podéis imaginar hasta que punto somos vulnerables. Y no solo por los ciberdelincuentes. Un cliente nos contactó para explicarnos que una factura suya, enviada en PDF sin encriptar, fue manipulada por la empresa destinataria (cosa muy sencilla de hacer con las herramientas actuales), consignando la mitad del importe real a pagar. Cuando nuestro cliente protestó le enviaron la factura retocada diciéndoles que es lo que él había enviado y que iban a pagar lo que constaba en la factura.

¡Hay soluciones!

Pero si tan negro lo pintamos ¿cómo podemos mejorar o asegurar el envío de facturas o procedimientos de cobro?
Pues tampoco es tan difícil: un poco de paciencia y de empeño para cambiar hábitos. Ahí van algunas opciones:

• Documento firmado digitalmente enviado por correo electrónico.
De esta forma el destinatario puede comprobar si ha sido modificado entre envío y recepción. Se pueden realizar estas firmas de varias maneras, siendo las dos más usadas en nuestro país las siguientes:
– certificado personal o empresarial, expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
– clave personal y pública, criptografía asimétrica, lo que se conoce como PGP, también muy usado en el correo electrónico.

• Factura enviada a través de plataforma segura.
Hay varias alternativas en el mercado. Son plataformas donde se puede enviar información y que para descargarla se necesitan varios factores de autenticación. Además la información va encriptada desde que se sube a la plataforma hasta que la descarga el destinatario final.

• Portal cliente para descargarse facturas.
Se notifica que hay una factura disponible con un aviso al usuario o empresa y ésta se la puede descargar directamente de la plataforma de gestión del proveedor, sin ningún tipo de intermediario en el proceso.
También se suelen firmar digitalmente, ya que la mayoría de las plataformas de gestión tienen esta opción y ofrece una mayor tranquilidad y seguridad.

• Portal de facturación electrónica.
En el caso de no tener la opción anterior y ni siquiera un programa de gestión, tampoco nos interesa un gran sistema de gestión integral (ERP), porque nuestro volumen de facturas (aunque no de facturación) es pequeño. La solución podría ser usar varios de estos portales, donde te realizan la factura, te la firman digitalmente, y la envían al cliente, todo de forma sencilla, y segura, que es lo que importa.

¿Qué hacemos con las facturas impagadas?

Pero seguramente otro de los problemas que más preocupa a las pymes y autónomos es el de los impagos. Tener facturas pendientes de cobro es, desgraciadamente, una práctica extendida, que ocasiona muchos problemas en las contabilidades, en el pago de impuestos, en las cajas y en el tiempo que se ha de dedicar a reclamarlas.
En este mismo saco tenemos el recobro de facturas por atrasos o morosos, ya sea en formato digital como en papel. Es un auténtico dolor de cabeza.
Pero también en este caso hay soluciones. Y mucho más sencillas de lo que podéis pensar. Os proponemos que conozcáis un agente de cobro inteligente de vuestras facturas, como es el caso de Dunforce, que entre varias de sus ventajas posee la opción de integración con SAGE, uno de los softwares de gestión empresarial y facturación más usado por las pymes en Europa. Dunforce os puede ayudar a modernizar vuestra empresa y facilitaros mucho el trabajo, porque es un software de recobro de facturas automatizado, que consigue reducir la morosidad en un 35% y el trabajo de cobro en un 90%. Fue premiada por el BBVA ya en el año 2018. 

Imagen principal: mohamed Hassan en Pixabay