Desde hace algún tiempo se habla mucho de los certificados digitales. Se trata de un medio que garantiza la identidad de una persona, empresa o entidad en Internet. Permite realizar trámites con la Administración y otros portales, de forma más segura, rápida y cómoda. Para los autónomos y sociedades es fundamental contar con un certificado digital, ya que la Agencia Tributaria obliga a presentar una serie de documentos de forma telemática. Pero… ¿cómo gestiona vuestra empresa o despacho profesional los certificados digitales de terceros?

El problema de los certificados digitales llega cuando es un gestor o un despacho profesional o una empresa que se ocupa de todos los trámites de sus clientes. Y….

● … ¿qué pasa entonces? Lo que suele ocurrir es que solicitan una copia y la contraseña del certificado digital a sus clientes.

● ¿Y qué ocurre? Que ese certificado y su contraseña va de mano en mano cada vez que alguien de la oficina debe hacer un trámite. Porque normalmente el que se ocupa de la Seguridad Social es uno y el que hace la declaración de la renta es otro. Y así sucesivamente, porque son muchas las gestiones con la Administración: realizar consultas y/o peticiones, enviar documentación o firmar documentos para la Agencia Tributaria, la Dirección General de Tráfico y muchas otras. Así lo explican en la web de Holded, un útil programa de gestión para empresas, y que nosotros usamos en nuestro día a día.

● ¿Y si el trabajador de la empresa teletrabaja? Pues se lleva el certificado y la contraseña a su ordenador personal
–si no tiene de empresa– para realizar los trámites desde su domicilio.

● ¿Dónde guarda la empresa este certificado? Normalmente en una carpeta que forma parte de un árbol de clientes donde se acumulan los certificados de todos ellos.

● Pero eso, ¿cumple la ley de Protección de Datos? Evidentemente, no.

● ¿Y a efectos de ciberseguridad, qué nivel de seguridad es ese? Está claro, ¿no? ¡Ninguno!

● ¿Qué ocurre si es despacho profesional, gestoría o empresa desea certificarse con la ISO 27001, otra normativa, o pasar una auditoría externa? Pues que no va a poder ser. Uno de los primeros ítems que se precisa es tener muy bien preservado los datos sensibles como es un certificado digital.

¿Qué es exactamente un certificado digital?

Un certificado digital no es más que un fichero informático firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación, como podéis leer en la Wikipedia. Normalmente existen dos claves, una privada y otra pública y trabajan de forma complementaria.
Tenéis información al respecto en el portal de la administración electrónica del Gobierno AQUÍ.

Estos certificados digitales se pueden obtener en diferentes lugares, pero el más usado y típico es obtenerlo a través de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre, siguiendo las instrucciones que encontraréis en su web. El trámite es relativamente sencillo, aunque a veces parece que cuesta sacarlo. Por supuesto hay que pagarlo, entre 14 y 29,04 euros, para las personas jurídicas.
Otra cosa importante es que hay que estar atento a su caducidad, que suele estar en torno a los dos años. Puede renovarse hasta dos meses antes de la fecha final.

¿Cómo gestionar estos certificados?

Se suelen guardar como copia, en una carpeta, casi siempre sin contraseña, tanto en el repositorio, como en el mismo certificado. El certificado se instala localmente en cada máquina de cada usuario, lo que implica que las gestiones se deben hacer con el mismo navegador con el que se ha obtenido o importado. Con él se se suelen realizar una o varias peticiones, al año, trimestre o mes, según las necesidades de cada cual. Pero ¡cuidado!, porque normalmente la trazabilidad, gestión, y control, es ínfimo.

Hay que saber que el mercado ofrece varias opciones para gestionar los certificados digitales, tanto propios como de terceros, tanto integrados en programas de gestión, como en webs, aplicativos o a través de servidores on-premise, o en cloud. No os asustéis por estos términos. Un software on-premise no significa otra cosa que se instala en los servidores y dispositivos locales de las empresas, a diferencia del cloud, en cuyo caso los servidores están en la nube.

Nosotros, ya que era una necesidad constatada de nuestros clientes, hemos empezado a trabajar con uno de los mejores softwares, Redtrust, que es de una empresa española, adquirida el año pasado por la empresa de Estados Unidos, Keyfactor.
Redtrust es una solución que permite el uso seguro, controlado y centralizado de los certificados digitales de vuestra empresa y vuestros clientes, sin que estos lleguen a estar almacenados en las estaciones de trabajo de los usuarios.

Su software permite hacer todo lo que necesita una empresa con muchos certificados, TANTO SUYOS COMO DE TERCEROS, ya sea a través de una solución en servidor propio, dentro de la empresa, o en una máquina virtual o cloud. El listado de acciones es enorme, pero aparte de subirlos a un repositorio seguro, etiquetarlos, asignarles usuarios o grupos, se puede dar permisos de uso, de firma, a usuarios, a URLs concretas o acciones.

Si el usuario que tiene que hacer alguna gestión tiene muchos certificados asignados, puede, antes de realizar dicha gestión, buscar en el agente que se instala, los certificados a usar, para que no tenga que mirar el listado interminable en la ventana emergente que sale en este tipo de acciones.

Finalmente tenemos avisos por uso debido o indebido, o un registro con todas las acciones, para auditar todas las acciones y ver si concuerdan. Esto nos evitará, duplicidades (o muchas más) instalaciones de certificado, que cualquiera pueda consultar datos, o lo que es peor, realizar acciones no demandas, y sobre todo tener un control exhaustivo de nuestros certificados, y de su caducidad, para adelantarnos, y evitarnos las engorrosas gestiones de una vez caducados.

¿Es vuestro caso?
¿Gestionáis multitud de certificados digitales y no sabéis cómo controlarlo?
Pensad que sois responsables de esos certificados y de las acciones que se realicen.
Así que si necesitáis ayuda con este tema no lo dudéis y poneros en contacto con nosotros.
TECNOideas puede daros este servicio, de forma aislada si lo deseáis. Es decir que no es necesario que nos ocupemos de vuestras redes para daros este servicio,
aunque sí es recomendable, claro.

Imagen principal: Gert Altmann en Pixabay.